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Como organizar um evento

Cada vez mais empresas incluem a realização de eventos em suas estratégias de marketing assim como as famílias e os amigos fazem mais eventos para se sociabilizar, por tudo isso vemos mais formatos de eventos sendo criados.

Vamos criar alguns tópicos que podem servir como dicas para a maioria dos tipos de eventos:

 

Planejamento financeiro

A primeira fase importante para a organização do seu evento é o orçamento e expectativa de retorno do mesmo. Através de uma boa projeção, você consegue melhorar (e muito!) suas chances de convencer outras pessoas da sua empresa de que produzir eventos é um bom investimento.

Local e Data

Para organizar eventos corporativos, a definição do espaço é um item relacionado ao seu público-alvo. saiba quem você quer que compareça e quais são suas preferências para aprimorar e definir detalhes do evento.

Esse é o momento para se preocupar com a acessibilidade. Certifique-se de que o espaço escolhido seja inteiramente acessível para pessoas com dificuldades de locomoção (isso inclui rampas, acessos facilitados e banheiros adaptados).

Equipe interna e externa

Para realizar um evento é necessária a contratação de alguns serviços profissionais como: segurança, iluminação, som, para que tudo saia como planejado.

A definição da sua equipe deve envolver  seu objetivo com a realização do evento. Relacione tudo o que é necessário par que a produção aconteça da forma que você espera evitando problemas posteriores.

Contratação de fornecedores

A prestação de serviços, por exemplo, pode ser feita por um fornecedor especializado ou através de vários fornecedores que possuem uma área de atuação específica. Para que você não tenha dores de cabeça, não se esqueça de estabelecer contratos com os serviços especificados. Afinal, para que tudo saia como esperado, você deve prever e detalhar os serviços de maneira clara e acordada com todas as partes.

Planejamento de ações

Eventos necessitam de um planejamento criterioso do organizador para evitar surpresas negativas e, para isso, utilizar checklists é sempre positivo. Ela funciona como uma lista de verificação que abrange todos os itens necessários para a realização do evento – desde o planejamento até a execução. É um passo fundamental para a boa execução de um evento deixar claras as responsabilidades de cada pessoa no dia, como cada time vai ajudar, como cada ação vai ser realizada.

Regulamentação

Se seu evento for considerado um evento de grande porte, será necessário que você obtenha um alvará de autorização da autoridade local para realizá-lo. Os documentos exigidos e o que é considerado como “grande evento” variam de acordo com a legislação estadual e municipal – na cidade de São Paulo, por exemplo, instalações que comportam 250 pessoas ou mais necessitam de alvará.

Infraestrutura

Dedicação, disciplina e paciência são características indispensáveis para quem quer produzir um evento que atenda as expectativas dos participantes. Para que tudo saia como esperado e evitar imprevistos, é fundamental uma produção detalhada.