Como organizar um evento

Cada vez mais empresas incluem a realização de eventos em suas estratégias de marketing assim como as famílias e os amigos fazem mais eventos para se sociabilizar, por tudo isso vemos mais formatos de eventos sendo criados.

 

Podemos te dizer que atualmente há diversas ferramentas que auxiliam na organização do seu evento, por conta disso, hoje decidimos trazer como tema a seguinte questão:

 

Como organizar um evento?

 

Bom, caso queira mais dicas e um planejamento perfeito, continue a leitura e confira um conteúdo precioso!

 

Vamos criar alguns tópicos que podem servir como dicas para a maioria dos tipos de eventos:

Como planejar um evento

A primeira fase importante para a organização do seu evento é o orçamento e expectativa de retorno do mesmo, porque através de uma boa projeção, você consegue melhorar (e muito!) suas chances de convencer outras pessoas da sua empresa, que produzir eventos é um bom investimento.

Como dissemos é de extrema importância que haja um bom planejamento, por isso, vamos direto às dicas e passos que precisam ser seguidos:

 

Local e Data

Inicialmente é legal que você comece escolhendo o local e também a data.

Na escolha do local, avalie a mobília e como pode fazer uma boa decoração. Já o espaço é um item relacionado ao seu público-alvo, saiba quem você quer que compareça e quais são suas preferências para aprimorar e definir detalhes do evento, indicamos que você confira a quantidade de convidados e se os mesmo irão caber no local.

Esse é o momento para se preocupar com a acessibilidade. Certifique-se de que o espaço escolhido seja inteiramente acessível para pessoas com dificuldades de locomoção (isso inclui estacionamento próximo, rampas, acessos facilitados e banheiros adaptados).

Já na parte da data, uma dica é que você pense em um dia bom para todos os convidados.

Geralmente as pessoas trabalham durante a semana e finais de semana ficam em casa, por isso, invista nesse quesito e faça o seu evento dia de sábado ou domingo, ou caso preferir, na sexta de noite.

 

Contratação da equipe

Equipe interna e externa

Para realizar um evento é essencial contratar uma equipe de profissionais como segurança, iluminação, som, Buffet e também um organizador de eventos para que tudo saia como planejado.

A contratação de um organizador é importante porque, com sua experiência, pode dar dicas importantes nos detalhes que passam despercebidos e ajudam muito na contratação de outros profissionais ou até mesmo de empresas.

A definição da sua equipe deve envolver seu objetivo com a realização do evento, mas relacione tudo o que é necessário para que a produção aconteça da forma que você espera, evitando problemas posteriores.

 

Contratação de fornecedores

A prestação de serviços, por exemplo, pode ser feita por um fornecedor especializado ou através de vários fornecedores que possuem uma área de atuação específica. Para que você não tenha dores de cabeça, não se esqueça de estabelecer contratos com os serviços especificados. Afinal, para que tudo saia como esperado, você deve prever e detalhar os serviços de maneira clara e acordada com todas as partes.

Planejamento de ações

Eventos necessitam de um planejamento criterioso do organizador para evitar surpresas negativas e, é comum, que os próprios organizadores de evento te ajudem nesse quesito, mesmo assim utilizar checklists é sempre positivo, no qual cada ação desde o planejamento até a execução é anotada.

Ela funciona como uma lista de verificação que abrange todos os itens necessários para a realização do evento – desde o planejamento até a execução. É um passo fundamental para a boa execução de um evento deixar claras as responsabilidades de cada pessoa no dia, como cada time vai ajudar, como cada ação vai ser realizada.

 

Regulamentação

Ao organizar e enfim realizar um evento, alguns produtores esquecem da legislação brasileira, que precisa ser estudada muito bem para não ser infligida inconsequentemente.

Eventos com mais de 250 pessoas, por exemplo, são considerados de grande porte e, por isso, você precisará da autorização de uma autoridade local para realizá-los.

Em eventos realizados em locais públicos ou privados, dependendo, alguns organizadores necessitam do alvará “licenciamento de eventos”, algo que é possível obter ao entrar em contato com a prefeitura da sua cidade.

Planejamento financeiro:

Caso você esteja planejando um evento para a sua empresa ou até mesmo para a celebração de uma novidade com os seus amigos, é importante te dizer que o dinheiro é um dos pontos principais.

 

Basicamente é de suma importância que haja um planejamento financeiro com algum tempo de antecedência, pois isso faz com que você não fique sem dinheiro para o desenvolvimento de tudo.

 

O legal é que você junte todos os pontos que te falamos um pouco a cima e comece a pedir para cada profissional e empresa o orçamento de quanto em média custará, pode ter certeza que isso ajuda muito e faz com que você esteja preparado.

 

Como dica final, é interessante ressaltar a importância na regulamentação do seu evento, para saber se tudo está dentro da lei.

 

Bom, essa foi a nossa explicação de como você pode organizar o seu evento de uma forma fácil e também segura.