Compartilhe documentos seletivamente com colegas de equipe ou partes interessadas externas, evitando compartilhamentos desnecessários. Para realizar o processo, basta seguir os passos do site (“Ler QR Code”, “Escolher Arquivo” ou “Colar URL”) para validar a assinatura digital pelo ITI. É possível verificar a autenticidade de um documento assinado de forma online por meio do Validar, o serviços de validação de assinaturas eletrônicas do governo federal. A assinatura de documentos pelo celular deve ser realizada por aplicativos disponíveis para Android e iOS. Porém, o mais comum em ambientes corporativos é utilizar um sistema próprio para assinatura eletrônica.
Documento digital e digitalizado são a mesma coisa?
Os documentos digitais se caracterizam pela sua codificação binária (ou seja, podem ser acessados em dispositivos como computadores, tablets, smartphones e outros). Podem ser tanto digitalizados quanto criados diretamente no formato digital — mas vale a atenção para a questão da validade jurídica. Um dos principais benefícios dos documentos online é a facilidade de acesso. Se os documentos físicos exigem muito cuidado e esforço para se ter uma organização que facilite o acesso e a consulta de alguma forma, com os documentos online o cenário é outro. Isso porque eles tornam possível acessar informações facilmente de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que se tenha uma conexão com a internet. Com a Docusign, você conta com uma solução abrangente para todas as suas necessidades de assinatura e gerenciamento de contratos, assegurando conveniência nos seus processos comerciais.
Por exemplo, um documento de texto criado no Microsoft Word ou um arquivo de planilha do Excel são exemplos básicos de documentos natos digitais. Com a carteira de trabalho digital, você pode consultar todos os seus dados (número do PIS e outras informações) com poucos cliques através do app. Você pode converter arquivos do Microsoft Word em documentos Google ou editar diretamente arquivos do Word, sem precisar fazer cópias. Importe tipos de arquivos conhecidos, como documentos do Microsoft Word e arquivos PDF, e trabalhe com eles nos Documentos. Importe arquivos nos Documentos para aproveitar recursos avançados de colaboração e ajuda, como comentários, inteligência integrada e avisos de ação necessária. As permissões são fáceis de gerenciar e oferecem controle granular sobre quem pode editar, comentar, fazer download, compartilhar ou visualizar seus documentos.
Assim como a estrutura da empresa é pensada a partir da definição de cargos e responsabilidades, o acesso aos documentos online deve seguir o mesmo caminho. Com a digitalização dos documentos físicos, a empresa tem mais facilidade no envio de informações, na preservação e na integridade dos documentos. O arquivamento digital permite que empresas e usuários domésticos reduzam o uso do papel e do armazenamento físico, o que é benéfico não apenas para a organização, mas também para o meio ambiente.
Os documentos digitais também são eletrônicos, pois dependem de um dispositivo eletrônico para acessar as informações. A diferença é que eles contam com uma codificação binária, o que significa que só podem ser acessados por meio de sistemas computacionais. Talvez você já tenha visto escritórios com pilhas de documentos impressos e gavetas sem mais espaço para armazenamento. Achar uma documentação específica nesse cenário pode ser uma tarefa bem difícil, não é mesmo? Como eles são armazenados no meio virtual, fica bem mais fácil organizá-los em pastas e encontrar um específico por meio de mecanismos de busca, por exemplo.
Carteira de documentos digitais
Em algumas plataformas, é possível indicar inclusive a ordem das assinaturas. Nomes, números de documentos (CPF ou RG) e contatos de e-mail das partes envolvidas são alguns dados pedidos nesta situação. O profissional responsável por solicitar a assinatura deve incluir as informações que a plataforma solicitar sobre os signatários. Com o documento pronto, basta enviar para a plataforma escolhida para que a(s) outra(s) parte(s) possa dar seu aceite.
Carteira de trabalho (CTPS)
As regras envolvendo documentos públicos e privados são diferentes, por isso, vale a pena conhecer melhor os detalhes do já mencionado decreto. Em uma definição prática, documentos online são arquivos digitais que podem ser criados, editados, armazenados e compartilhados de maneira eletrônica. Diferente dos documentos físicos, que exigem papel e tinta, os documentos online utilizam formatos digitais como PDF, DOCX, entre outros. É impossível pensar em gestão e desenvolvimento de um negócio sem o uso de ferramentas tecnológicas.
Para baixar o documento digital, é necessário acessar o local onde ele está armazenado. Caso esteja na nuvem ou em uma plataforma específica, pode ser baixado pelo próprio sistema. Vale ressaltar que a digitalização facilita o armazenamento e o gerenciamento dos dados de uma empresa. Assim, as informações chegam mais facilmente aos colaboradores e agiliza a consulta dos documentos.
Diante disso, é essencial escolher uma ferramenta confiável e reconhecida. Ou seja, certidao de nascimento é a transição do papel para o eletrônico por meio de softwares e/ou dispositivos eletrônicos. O objetivo é preservar o conteúdo analógico de forma virtual, facilitando o seu armazenamento, o seu compartilhamento e o acesso. Os documentos digitais representam uma mudança significativa para a sua empresa. Afinal, geram maior produtividade e conseguem trazer a sua empresa para uma modernização proporcionada pela transformação digital.
Os Documentos Online abrangem uma variedade de formatos, como PDFs, documentos do Google, Microsoft Word Online e planilhas. Esses formatos são projetados para facilitar o acesso e a edição, promovendo a eficiência em ambientes de trabalho e estudo. O contrato feito online é verdadeiro se possuir validade jurídica, ou seja, deve existir inequívoca identificação das partes signatárias, e o conteúdo deve permanecer inviolável. Seu sistema de contratos online será responsável por garantir a agilidade no ciclo de tramitação do documento até sua finalização. Após finalizar a versão, basta salvar o documento em PDF e utilizar alguma plataforma para assinar o contrato. Um dos fatores que deve impulsionar esse crescimento é exatamente o investimento em documentos eletrônicos por governos e empresas.
Após isso, escaneie o código de segurança da CNH e faça a prova de vida (movimento físico simples para garantir que a pessoa é quem diz ser). Ao acessar o aplicativo você terá as informações de PIS, CPF, as empresas que você trabalhou e as alterações que foram feitas durante o período de trabalho. A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é emitida automaticamente e contém informações, como número do PIS, contratos de trabalho e rescisões contratuais. Para habilitá-la, é preciso fazer o download do aplicativo CTPS Digital.
Vários fatores tornam os documentos online uma opção válida para empresas investirem, seja pela eficiência, sustentabilidade, entre outras várias justificativas que fazem desse recurso uma tendência. O primeiro passo é a definição de um padrão de organização para os seus documentos. Para fazer isso, é necessário classificar os documentos online de acordo com o uso e a forma como eles devem ser arquivados. Via de regra, boa parte das atividades administrativas relacionadas com o envio de documento já é realizada por meio da Internet. Dessa forma, implementar documentos online traz ainda mais facilidade e dinamismo para a rotina dos profissionais envolvidos.